Op: 29 apr 2020
Veel teams werken momenteel thuis. Als leidinggevende kan je je soms afvragen hoe je je medewerkers op de juiste manier op weg kan helpen op afstand. Hoe communiceer je effectief? Hoe blijf je medewerkers motiveren? Is er nog wel voldoende samenwerking?
8 tips voor leidinggeven op afstand
In deze blog geef ik acht tips omtrent leidinggeven op afstand.
1. Geef vertrouwen en verdien dit terug
Leidinggeven op afstand valt of staat met wederzijdse vertrouwen. Transparantie, betrouwbaarheid, deskundigheid, invloed, durf, vertrouwen, dat is wat je medewerkers van je verwachten. Toon dit dan ook duidelijk. Natuurlijk hebben een aantal leidinggevende ook ervaring met medewerkers die misbruik maken van de thuiswerksituatie. Maar laat dit niet het vertrouwen in anderen beïnvloeden. Zorg er daarnaast ook voor dat je je medewerkers niet veelvuldig controleert. Dit kom niet ten goede van de relatie. Houd daarom in gedachte dat medewerkers over het algemeen productiever zijn als zij thuiswerken. Maar begrijp ook dat medewerkers in het coronatijdperk de werktijden net even anders invullen. Medewerker met kinderen die nu niet naar school kunnen, kunnen bijvoorbeeld niet 8 uur aan een stuk werken. Stem hier dan ook goed de verwachting in af, zodat afspraken helder zijn voor beide partijen. Dit zal tevens rust geven.
2. Communiceer veelvuldig en zorg ervoor dat je benaderbaar bent
Doordat alle medewerker thuiswerken, is het logisch dat zij momenten van eenzaamheid ervaren. Zeker voor nieuwe medewerkers die net starten, kan dit een lastige periode zijn. Zo kunnen zij zich geïsoleerd voelen en zullen minder snel hulp en advies vragen aan collega’s wanneer er sprake is van een virtuele afstand. Om deze reden is het uitermate belangrijk om als leidinggevende goed te communiceren en waar nodig ondersteuning en adviezen te bieden. Een effectieve virtuele leidinggevende neemt dan ook dagelijks contact op met medewerkers. Pas wel op dat je je niet overal mee bemoeit of deadlines benadrukt. Tijdens dit contact gaat het er namelijk om dat je je benaderbaar en beschikbaar opstelt, zodat medewerkers de vrijheid voelen om vragen bij jou neer te leggen of om advies te kunnen vragen. Op deze manier zal op afstand werken ook direct minder eenzaam aanvoelen.
3. Controleer of de boodschap goed overkomt
De vorige tip ging al even over communicatie. Dit is nu eenmaal één van de belangrijkste elementen binnen het samenwerken; zeker als dit op afstand gebeurt. Controleer daarom dan ook geregeld of je boodschap goed is overgekomen. Vraag je medewerker of hij je begrijpt wat je bedoelt en vat dingen samen die anderen zeggen. Stel ook vragen over het proces in plaats van de inhoud. Op deze wijze weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en er geen miscommunicatie ontstaat.
4. Drink een virtueel kopje koffie met elkaar
Binnen samenwerken is het belangrijk dat medewerkers elkaar persoonlijk kennen. Door gedeelde interesses wordt samenwerking vaak vergemakkelijkt. Bij een team dat op een kantoor werkt, leren medewerkers elkaar snel kennen. Mede door de informele contactmomenten die ontstaan bij het koffieapparaat. Initieer bewust sociaal contact nu je met het hele team thuiswerkt. Zorg ervoor dat er ruimte is om persoonlijke verhalen te delen. Maak hier eventueel afspraken over en geef als leidinggevende het juiste voorbeeld hierin.
5. Stel je empathisch op
Een pandemie is spannend en beangstigend. Het kan best zijn dat je medewerkers zich flink zorgen maken en ongerust worden van al het nieuws dat in de media verschijnt. In deze situatie is het van cruciaal belang om je als leidinggevende empathisch op te stellen en rekening te houden met het welzijn en het vermogen van medewerkers (en hun naasten) om op afstand te werken. Ieder persoon is anders en dat maakt het belangrijk om rekening te houden met de persoonlijkheid, gezondheid en privéomstandigheden. Op deze manier kan je eenieder optimaal begeleiden en ondersteunen.
6. Bewaar de rust en geef het goede voorbeeld
Door het thuiswerken en de berichtgevingen vanuit de media kunnen medewerkers onzeker worden en zich zorgen maken om hun toekomst. Als goede leidinggevende dien je direct op deze veranderingen in te spelen, onzekerheden weg te nemen en het team op afstand aan te sturen zonder dat dit van invloed is op de betrokkenheid of de inzet van de medewerkers. Hierbij is het van belang dat je zelf kalmte uitstraalt en het hoofd koel houdt in stressvolle situaties. Op deze wijze motiveer je je team om te blijven werken, niet in paniek te raken en zich aan te passen aan de nieuwe veranderingen in hun omgeving.
7. Leer medewerkers leiding te vragen
Door situationeel leiding te geven, ontwikkel je medewerkers tot bekwame en gemotiveerde collega’s. Ook met het thuiswerken is dit mogelijk door medewerkers te leren vragen om de leiding die zij nodig hebben. Laat hun daarom vooral merken dat ze om instructies en adviezen mogen vragen wanneer zij dit nodig hebben. Geef ook duidelijk aan dat wanneer medewerkers gedemotiveerd raken dat zij dit altijd met je kunnen bespreken om samen te sparren in het zoeken naar een oplossing. Vraag de medewerkers om notities bij te houden van momenten waarop ze een vraag hadden (en wat deze is), zodat die bij regulier contact kan worden opgepakt.
8. Herzie doelen en deadlines
Nu we al een tijd thuiswerken, kan de virtuele werkplek een demotiverend effect hebben. Zeker voor medewerkers die sturing in hun dagelijkse activiteiten missen. Hierdoor kan er chaos bij deze medewerkers ontstaan, doordat de definitie van een werkdag onduidelijk wordt en er even te veel op deze persoon afkomt. En dit heeft weer een negatieve invloed op de productiviteit. Hierbij is het belangrijk om als leidinggevende de regie te pakken en tijd en energie vrij te maken om deze medewerkers te begeleiden in hun activiteiten, doelen en deadlines. Houd dan ook rekening dat in deze gekke tijden de doelen en deadlines opnieuw gedefinieerd dienen te worden.
