Afdelingssecretaris

De afdelingssecretaris:

• Werkt mee aan stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.).
• Heeft een coördinerende en bewakende rol bij het uitzetten van vraagstukken, opvolgen van acties en organiseren van reviews.
• Ondersteunt inhoudelijk bij de voorbereiding van heidagen, afdelingsbijeenkomsten en brainstormsessies.
• Verzorgt rapportages en bewaakt het afdelingsmanagementsysteem en de jaarplanningcyclus.
• Treedt op als aanspreekpunt bij projecten en coördineert uitvragen.
• Is aanspreekpunt voor tactische en strategische vraagstukken binnen de eigen afdeling en andere afdelingen binnen IT-Infra.
• Is het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het Bedrijfsbureau voor advies- en operationele PIOFACH-vraagstukken.

Samen met de managementondersteuner en afdelingsadviseur ondersteunt de afdelingssecretaris het afdelingshoofd bij de dagelijkse besturing van de afdeling.

Organisatie
JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie die Defensieonderdelen en andere overheidsklanten ondersteunt bij het effectief en doelmatig uitvoeren van hun taken. JIVC levert betrouwbare, beveiligde IV/ICT-diensten die marktconform zijn qua techniek en prijs. Medewerkers werken samen en delen kennis om de beste kwaliteit te leveren.

Context vanuit AV en samenvatting ministerie
Het Bedrijfsbureau, onderdeel van de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT Infra, ondersteunt vijf afdelingen binnen IT Infra op het gebied van bedrijfsvoering (SCOPAFIJTH) en bestuurlijke ondersteuning. Iedere afdeling heeft een eigen afdelingssecretaris. Functioneel wordt de secretaris aangestuurd door het afdelingshoofd, terwijl de formatieplaats onder de teammanager Data, Ondersteuning, Transformatie en Advies valt.

Eisen:

• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.
• HBO diploma of aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring met projectmanagementmethodieken zoals Prince, MSP en/of ITIL.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
• Minimaal 1 jaar werkervaring als afdelingssecretaris of vergelijkbare functie.
• Minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT-werkveld.

Wensen:

• HBO diploma in de richting Bestuurskunde/Bedrijfskunde.
• Vermogen om draagvlak te creëren voor ideeën.
• Meer dan 1 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT-werkveld.
• Meer dan 1 jaar werkervaring als afdelingssecretaris of vergelijkbare functie.

Voorwaarden

• Standplaats: Utrecht, Kromhout Kazerne
• Startdatum: Begin december – in overleg eerder of later starten
• Duur: 12 maanden (met optie tot 3 verlengingen van 12 maanden)
• Uren per week: 36 uur (1x per week thuiswerken)
• Screening: VGB B (duurt gemiddeld 6–8 weken)
• Tariefindicatie: €80 per uur