Zoek hier in 283 vacatures

Uitgebreid zoeken

Vind een vacature

X uitgebreid zoeken sluiten
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Terug naar zoekresultaat

Personal Assistant

Personal Assistant

Solliciteer direct
Opleidingsniveau: HBO Dienstverband: Vast Salaris: 2500 - 3500

Over de functie

De PA houdt zich bezig met ondersteunende werkzaamheden van secretarieel en organisatorische aard binnen een veeleisende en veranderende omgeving. De PA is als niet fiscaal medewerker betrokken en onderdeel van Client Service Teams (een portefeuillehouder werkt met minimaal één jongere fiscalist als spin in het web op een account –als core service team-. Aan dit team worden al naar gelang de omstandigheden andere fiscalisten (bijv specialisten BTW, Transfer Pricing ed) toegevoegd). De PA zorgt voor de coördinatie van niet fiscale activiteiten rond cliënten en relaties en fungeert daarbij als aanspreekpunt en spil tussen fiscalisten en medewerkers van de backoffice (bijv. declaratie en risk medewerkers). Het niveau van de werkzaamheden is complex en gevarieerd en stelt hoge eisen aan de vaardigheden van de PA. De PA is zich bewust van het hoge kwaliteitsniveau van de organisatie en onderschrijft in dat verband de Clients First principes. Doordat de PA in staat is te bouwen aan en het onderhouden van een netwerk van verschillende medewerkers binnen het service center, levert de PA een meerwaarde vanuit het totale service center aan de ondersteuning van de fiscale adviespraktijk.
De werkzaamheden bestaan uit ondersteuning van Client Service Teams door:
 Ondersteuning op het gebied van relatiebeheer. De PA kent de cliënten en is betrokken bij het reilen en zeilen van de praktijk van de portefeuillehouders die hij/zij ondersteunt. De PA speelt vragen of berichten van clienten bij afwezigheid of beletsel van de geadresseerde door aan een tweede teamlid en zorgt voor opvolging richting client (door aan te geven dat de vraag in behandeling is). De PA zorgt ook voor interne coördinatie en aanmelding van relaties bij seminars en andere netwerk events;
 De PA werkt samen met de fiscalisten in het Client Service Team aan een 7* beleving van de dienstverlening bij clienten. De PA signaleert waar relaties mogelijk aandacht en opvolging in de relatie behoeven. De PA is betrokken (de PA is op de hoogte van de belangrijkste acties die worden gepland en kent de betrokken client of target) bij het opstellen van de Client Account plannen en targeting plannen van de PH’s die door hem/haar ondersteund worden;
 De PA is betrokken bij de planning van de fiscale advisering en bewaakt mede belangrijke deadlines waarop dienstverlening dient te zijn afgerond;
 Complex agendabeheer: de PA houdt zich bezig met het coördineren en plannen van interne en externe afspraken en bijeenkomsten. De PA stelt daarbij de juiste prioriteiten en zorgt voor een adequate tijdsbesteding van de PH en andere fiscalisten in de unit;
 Het lezen en screenen van inkomende email in de mailboxen van de PH en of andere teamleden (alsmede van inkomende correspondentie). De PA zorgt daar waar mogelijk voor een adequate afhandeling en dat de stukken op de juiste plaats en wijze gefiled worden;
 Het afhandelen van uitgaande correspondentie. De PA zorgt ervoor dat adviezen en notities verzorgd, zonder spel- en taalfouten, in het juiste Meijburg format aan de cliënt worden verzonden en dat de stukken op de juiste plaats en wijze gefiled worden;
 Het maken van presentaties (Powerpoint) door het uitwerken van door collega’s aangeleverde concepten. De PA is in staat ideeën en meningen van fiscalisten duidelijk in een rapport of document te verwerken en zorgt daarbij voor een heldere structuur en logica;  Het voorbereiden en logistiek invullen van bijeenkomsten met cliënten, dan wel interne bijeenkomsten. De PA draagt zorg voor de logistieke invulling daarvan en regelt – voor zover noodzakelijk - de ontvangst van cliënten c.q. interne deelnemers tot in detail;  Het in voorkomende gevallen boeken van zakenreizen, hotels en restaurants in binnen- en buitenland;
 Het afhandelen van telefoongesprekken door correcte en adequate doorverbinding naar de professionals en ziet er op toe dat de cliënt bij afwezigheid van de professional alsnog binnen afzienbare tijd wordt teruggebeld;
 De PA werkt nauw samen met andere medewerkers van het service center en vervangt collega’s in geval van afwezigheid;
 De PA verricht diverse administratieve taken zoals het registreren van de gewerkte uren in een daarvoor ter beschikking gesteld urenregistratiesysteem, het onderhouden van cliëntgegevens in de cliëntendatabase.

Over het bedrijf

Financiële organisatie

Functie-eisen

 HBO denkniveau, eventueel aangevuld met een directiesecretaresseopleiding alsmede met specifieke cursussen;
 Minimaal 3 jaar relevante ervaring als PA;
 Excellente organisatorische, administratieve en secretariële skills;
 Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (indien noodzakelijk ook van de Franse en/of Duitse taal;
 Een uitstekende beheersing van softwareapplicaties, waaronder Outlook, Word, Powerpoint en Excel.
Competenties
 Zelfstartend vermogen De PA is in staat zelf acties te onderkennen die opvolging behoeven en pakt deze in overleg met overige leden van het client service team op.
 Helicopter view De PA is in staat het overzicht te houden in de veelheid van activiteiten en de grote lijnen te bewaken.
 Kwaliteitsgericht De PA stelt hoge eisen aan de kwaliteit van dienstverlening en leeft de Clients First principes voortdurend na.
 Klantgericht De PA is in staat zich in te leven in de problematiek van de client.
 Zelfstandigheid De PA heeft het vermogen om zelfstandig te werken, maar is tegelijkertijd een teamplayer.
 Flexibiliteit De PA is flexibel en is in staat prioriteiten te stellen. De PA kan goed schakelen tussen werkzaamheden zonder het overzicht en onderlinge verbanden uit het oog te verliezen, de PA anticipeert op adequate wijze op lopende en ad hoc zaken.
 Stressbestendig De PA heeft het vermogen om onder hoge druk de werkzaamheden uit te voeren, zonder de hoge kwaliteitsstandaard uit het oog te verliezen.
 Organisatietalent De PA brengt structuur aan in de dagelijkse gang van zaken met een oog voor detail en heeft een probleemoplossend vermogen.
 Proactief De PA is pro-actief en toont initiatief. De PA neemt daar waar mogelijk het werk uit handen van de Portefeuillehouders en andere fiscalisten binnen de unit.
 Ambitie De PA toont veel inzet en heeft een hoog werktempo.
 Sociale vaardigheden De PA beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
 Integriteit De PA is integer en is discreet ten aanzien van al hetgeen de PA in diens werkzaamheden ter ore komt.
 Representatief De PA is representatief en kiest een kledingstijl die past bij de aard van de organisatie.

Contactinformatie

Wil je meer informatie of heb je vragen over deze vacature neem dan contact op met Kim Krol via kim.krol@experis.nl of bel 06-46933360.

Samenvatting

Geplaatst:07-09-2017Salaris:2500 - 3500
Specialisme:Professional Management AssistanceOpleidingsniveau:HBO
Locatie:AmstelveenErvaring:5 tot 10 jaar
Branche:Banken/financiele dienstenDienstverband:Vast
Geplaatst:07-09-2017
Salaris:2500 - 3500
Specialisme:Professional Management Assistance
Opleidingsniveau:HBO
Locatie:Amstelveen
Ervaring:5 tot 10 jaar
Branche:Banken/financiele diensten
Dienstverband:Vast

Sollicitatieprocedure

Solliciteer op deze functie door hierboven op 'Solliciteer direct' te klikken. In ons sollicitatieproces is een cv verplicht maar een motivatiebrief is niet nodig.

Over Experis


Experis is onderdeel van ManpowerGroup. We bemiddelen tussen organisaties en professionals in vaste en interimbanen. Wij hebben de overtuiging dat plezier in het werk en werken vanuit persoonlijke drijfveren, leidt tot succes. Experis verbindt de ambitie van werkgevers met de talenten van professionals. Als deze samenkomen, behalen we samen een optimaal resultaat. Dit doen we al meer dan 30 jaar met veel plezier, succes en toewijding.

Experis. A different kind of talent company.